Nexø Sogn

Fortrolighedspolitik (GDPR)

I henhold til gældende EU-lovgivning (GDPR), har Nexø Kirke pligt til at gøre opmærksom på den politik, der anvendes i omgangen med fortrolige og personfølsomme oplysninger.

Følgende gør sig gældende:

Loven er gældende fra d. 25. maj 2018. Det vil sige, at loven ikke er indført med tilbagevirkende kraft. Oplysninger, der var tilført Nexø Kirkes hjemmeside, kirkeblade eller lignende medie før denne tid, er altså ikke omfattet af lovens bestemmelser.

Med begrebet ”personfølsomme oplysninger” hentydes der til navn, adresse, tilknytningsforhold til kirken, CPR-nummer og andet, der kan anses for at skabe forbindelse mellem et individ og kirken eller på anden måde videregive oplysninger af privat karakter.

I forbindelse med sagsbehandling – herunder navngivning, navneforandring, dåb, konfirmation, bryllup, bisættelse, begravelse eller andre tilsvarende handlinger af kirkelig eller civilretslig betydning, opbevares samtlige personlige oplysninger under lås og slå. Det være sig enten i fysisk forstand, hvis der er tale om trykte papirer eller attester, eller i elektronisk forstand, såfremt oplysningerne lagres på computere.
Det vil sige, at trykte dokumenter er låst inde med en fysisk nøgle, og elektroniske dokumenter er beskyttet med adgangskode og kryptering i henhold til de af Kirkeministeriet udstukne anvisninger.
Alle oplysninger opbevares kun midlertidigt og så længe de anses for at være af direkte relevans for en igangværende sagsbehandling eller anden aktivitet, hvortil oplysninger anses for at være af relevans.

Indgåede aftaler, f.eks. i forbindelse med askespredning over havet, opbevares på længere sigt som dokumentation for den indgåede aftales gyldighed.

Der gengives (fremadrettet) aldrig personfølsomme oplysninger i kirkebladet eller på hjemmesiden, uden der er givet skriftlig tilladelse (samtykke) fra den, der omtales. Som eksempel kan nævnes, at der ved konfirmandindskrivning udleveres en formular, hvorpå den enkelte konfirmand og dennes forældre tager stilling til, om kirken har lov til at offentliggøre navn og adresse samt eventuelle fotos i kirkeblad, på hjemmeside og i den lokale avis i forbindelse med konfirmationen eller andre relaterede aktiviteter, herunder omtale af undervisningssammenhænge. Dette dokument anses for at være en indgået aftale, som nævnt i afsnittet ovenfor. Det vil sige, at dokumentet opbevares på længere sigt med henblik på at kunne dokumentere, om der er givet tilladelse til at offentliggøre fotos og/eller navn og adresse.

Myndigheder skal altså – efter lovens indførelse – til enhver tid kunne henvende sig for at få forevist skriftlig dokumentation for, at det, der præsenteres i de kirkeligt relaterede medier er godkendt af samtlige medvirkende. Er der et billede af en person i kirkebladet, vil der altså kunne forefindes en godkendelse af det på skrift fra vedkommende selv. Kirken forpligter sig til at opbevare denne dokumentation i 5 år, hvorefter det skriftlige samtykke destrueres. Samtykket fremvises på forlangende til den, der har godkendt at medvirke, eller til øvrige myndigheder, der med henblik på håndhævelse af loven måtte kræve at se den.

Nexø-Poulsker Kirkeblad ophører derfor med at bringe navne på døbte, begravede og viede i pastoratet, med mindre et par eller en person selv kommer og skriftligt beder om at få sit navn indrykket i forbindelse med en kirkelig handling.

For yderligere kommentarer til ovenstående eller en nærmere forklaring kan der rettes henvendelse til Nexø Præstegård. Kontaktdetaljer forefindes her på kirkens hjemmeside.

 

 

 

cookie information